Gmailでメールを自動的に並べ替える方法

間違いなく、Gmailは最も人気のあるメールサービスです。サードパーティのアプリと連携して、さまざまなプロトコル間でコンテンツを同期します。また、電子メールを自動化、管理、およびソートするための優れたオプションも提供します。

Gmailでメールを自動的に並べ替える方法

これは、フォルダのように使用できるスマートラベルを介して実行され、受信メッセージを自動並べ替えるデフォルトのラベルがいくつかあります。正直なところ、すべてを設定してプログラムするのに時間がかかる場合があります。ただし、すっきりと整理された受信トレイが得られ、すべてのメールを一括選択して並べ替えるのが簡単になります。

スマートラベルとは何ですか?

デフォルトでは、スマートラベルは受信メールを5つのカテゴリに分類します。それらは次のとおりです。

ソーシャル–このラベルには、出会い系サービス、ソーシャルメディア、およびその他のメディア共有Webサイトからの電子メールが含まれています。

  1. 更新 –デジタル領収書、請求書、確認書、および財務諸表は、最終的に[更新]ラベルに表示されます。
  2. 主要な –他の場所に属していないメッセージや個人の電子メールは、プライマリラベルに送信されます。
  3. フォーラム –オンライン掲示板、グループ、およびフォーラムからのメッセージに関する電子メールは、[フォーラム]タブにあります。
  4. プロモーション –迷惑な電子メールブラストとマーケティングキャンペーンがプロモーションに送信されます。

ノート: Gmailは、メールを有効にして適切に構成している限り、メールをラベルにフィルタリングするのに非常に優れています。ただし、一部の新しい電子メールは、[プライマリ]タブに表示される場合があります。

スマートラベルの構成

Googleでは、受信トレイに表示するスマートラベルを選択できます。たとえば、設定メニューでは、受信トレイからプロモーションやソーシャルを削除できます。これはあなたがする必要があることです。

ステップ1

画面の右上隅にある歯車のアイコンをクリックして、[設定]メニューにアクセスします。次に、[すべての設定を表示]をクリックします。

ステップ2

次に、[受信トレイ]を選択し、受信トレイに入れたいラベルの前にあるボックスをクリックします。プロモーションメールやソーシャルメールが本当に必要な場合を除いて、すべてのチェックを外しておいてください。完了したら、[変更を保存]をクリックして確認すると、準備が整います。

フィルタを使用して電子メールを自動ソートする

フィルタは、メールを自動並べ替えて正しいラベルの下に配置するためにあります。示されているように、デフォルトのフィルターはそれ自体でかなりうまく機能し、カスタムフィルターを設定することもできます。

ステップ1

Gmailを起動し、検索バーの小さな下向き矢印をクリックします(矢印はバーの右端にあります)。デジタルフォームがドロップダウンし、関連するセクションに記入する必要があります。

ステップ2

フォームは非常に包括的で、送信者と受信者の電子メール、件名、サイズ、日付などが含まれています。「単語を含む」フィールドは、ターゲットキーワードを入力し、デジタル忘却に直接スパムを送信できるため、非常に興味深いものです。

ステップ3

フィールドに入力したら、[フィルターの作成]をクリックすると、別のポップアップウィンドウが表示されます。次に、[受信トレイをスキップする(アーカイブする)]を選択する必要があります。これを行うことにより、フィルターメールが受信トレイを回避し、指定されたラベルの下にのみ表示されるようにします。また、「フィルターを適用する」も選択する必要があります。 15 ポップアップウィンドウの下部にある「一致する会話」。

ステップ4

[ラベルを適用]の横にドロップダウン矢印があり、その矢印をクリックして、フィルタリングされたメールに一致するラベルを選択します。

専門家のヒント: Googleは、オプションをデフォルトのラベルに制限していません。 「新しいラベル」をクリックして、ニーズに合ったカスタムラベルを作成します。

ステップ5

最後に、[フィルターの作成]をもう一度クリックすると、フィルター処理されたすべてのメールが受信トレイからラベルにジャンプします。これは、特定の送信者から受け取った古いメールにも当てはまります。 [すべてのメール]を選択するか、そのフィルターに移動すると、フィルター処理された電子メールをプレビューできます。

重要な考慮事項

メールクライアントを使用してIMAP経由でGmailにアクセスすると、フィルタリングされたメッセージがそれぞれのフォルダに表示されます。一方、POP Gmailを使用している場合、これは適用されません。今回は、フィルタリングされたメッセージがすべての新しいメッセージとともに表示されます。

フィルタのエクスポートとインポート

ご存じないかもしれませんが、Googleではフィルターのエクスポートとインポートを許可しています。新しい電子メールクライアントに移動する必要がある場合、これは本当の命の恩人になる可能性があります。

フィルタをエクスポートするには、Gmailの設定を開き、[すべての設定を表示]をクリックして、[フィルタとブロックされたアドレス]タブを選択します。エクスポートするフィルターを選択し、「エクスポート」をクリックします。テキストエディタで編集できる.xmlファイルを取得します。ただし、フィルターをアップロードした後はフィルターを削除/変更する方が簡単なので、そこで編集を行う理由はありません。

フィルタのインポートも非常に簡単です。ページの下部に移動し、[フィルターのインポート]、[ファイルの選択]の順に選択します。フィルタの.xmlファイルを見つけてクリックし、[ファイルを開く]を選択します。 Gmailはアクションを自動的に終了しません。確認するには、[フィルタを作成]をクリックする必要があります。

きちんとしたトリック: 重要なメールを自動並べ替える最も簡単な方法は、スターを付けることです。日付と時刻の横にある小さな星をクリックするだけで、メールが[スター付き]セクションに表示されます。

郵便配達員コメス

すべてのことを言い終えたら、Gmailで自動並べ替えを設定するには時間と労力がかかります。しかし、UIは直感的で使いやすく、一度だけ実行する必要があります。

メールクライアントを使用してGmailアカウントにアクセスしていますか?どのカスタムラベルを作成しますか?下記のコメントセクションであなたの好みについてもっと教えてください。