Outlookで自分自身を自動的にBCCする方法
自分自身をBCCすることは、電子メールをフォローアップするために非常に便利なことです。送信したメールを受信トレイに入れたい場合は、通常はフォローアップの目的で、BCCとして自分のメールアドレスを追加するのが正しい選択です。しかし、重要なメールを送信するときにこれを見落としがちで、フォローアップを忘れてしまいます。これは、将来的に問題を引き起こす可能性があります。
幸い、メールを送信するたびに自動的にBCCを送信する方法があります。これは、すべてのメールを確実にフォローアップするための確実な方法です。ただし、自動セルフBCCを有効にすることは実際には簡単ではありません。これには、Outlookでルールを作成することが含まれます。
ルールとアラートを管理する
自動BCCとCCはOutlookの重要な要素です。これを実現するには、ブラウザベースの電子メールアカウント用の新しいアドオンをダウンロードする必要がありますが、MicrosoftOutlookではルールを作成できます。ルール機能は、 ルールとアラートを管理する 画面上部中央のメニューオプション 家 タブ、下 ルール アイコン。
クリック ルールとアラートを管理する 新しいルールを作成するオプションを提供する新しいウィンドウが表示されます。クリック 新しいルール このウィンドウの左上隅にあります。次の3つのカテゴリが表示されます。 整理整頓, 最新に保つ、 と 空白のルールから始める。選択する 送信するメッセージにルールを適用する 下 空白のルールから始める カテゴリー。
条件
[ルールウィザード]ウィンドウで、BCCとして送信する電子メールを選択できます。たとえば、チェックすることによって 件名に特定の単語が含まれている オプションを選択すると、言及した特定の単語を含むメールの自動BCCルールを作成します。
メールを送信するのはあなたなので、この賢いオプションを使用して、メールを自動的に並べ替えることができます。 「フォローアップ」という単語を特定の単語のリストに追加し、その単語でフォローアップが必要な電子メールにマークを付けることができます。
メールに設定できる興味深い条件は他にもたくさんあります。送信するすべてのメールをBCCとして受信トレイに保存する場合は、[ 次、リストされているボックスをチェックせずに。
例外
例外は、基本的にここでの条件の反対です。ご想像のとおり、ここで状況の概要を説明します。 しない 自分をBCCとして含めたい。上記と同じ例に従って、 件名に特定の単語が含まれている場合を除く 例外を追加するオプション。この例では、「非フォローアップ」コマンドを使用できますが、フォローアップワードはすでに条件の一部であるため、これにより混乱やエラーが発生する可能性があります。
あなたはおそらくより良いです 人や公共のグループに送られる場合を除いて または いずれかのカテゴリに割り当てられている場合を除きます 例外。
行動
ここで、このルールが適用されるアクションを「プログラム」します。つまり、ここで、条件を設定したメールをどうするかを選択します。自分で送信したメールが受信トレイに届くようにしたいのですが、残念ながら、ここには直接のBCCコマンドの自動化はありません。これは、BCCを模倣できないという意味ではありません。
まず、選択します 人々または公共グループへのメッセージをCC ルールウィザードの[アクション]ステップで。次に、をクリックします 人々またはパブリックグループ メールアドレスを入力してください。これは、設定された条件を満たす送信メールが最終的に受信トレイに届くようにする方法です。送信するメールに自分のメールアドレスを公開したくない場合は、 指定したフォルダにコピーを移動するオプション 最初のステップで、をクリックします 指定されたフォルダ リンクをクリックして、受信トレイを選択します。
受信トレイのBCC
あなたのニーズに合うようにあなた自身のメールを微調整することはあなたの仕事においてあなたに大きな利点を与えるでしょう。それはあなたの受信箱がきちんと整理されていることを確実にし、どんな仕事でも良い組織が不可欠です。もちろん、Outlookのルールウィザードには、自動BCCを設定するだけでなく多くのユースケースがあります。ただし、慎重に計画を立て、例外と条件が重複しないようにし、適切な種類の電子メールが含まれるようにすることが重要です。
よくできた自動BCCルールは、受信トレイの並べ替えに大いに役立ちます。ただし、それをうまく行わないと、受信トレイがいっぱいになり、解決しようとしている問題よりもさらに大きな問題が発生する可能性があります。
Outlookで自動BCCを使用していますか？どのように設定しましたか？どのような例外と条件を使用し、他にどのようなルールを作成しましたか？
